Cara Membuat Surat Resmi (Beserta Struktur Surat)

Pengertian Surat Resmi

Surat Resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal/resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal.

Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang telah ditentukan, misalnya penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Meskipun surat resmi sering digunakan untuk keperluan pribadi, surat resmi tersebut tetap dibuat sesuai dengan aturan tertentu.

Struktur Surat Resmi

1. Kop Surat

Setiap surat resmi harus terdapat kop atau kepala surat, hal ini karena kop surat merupakan sebuah identitas lembaga organisasi pembuat surat. Adapun struktur dari kop surat ini haris mengandung beberapa hal berikut ini:

1. Logo atau lambang lembaga atau instansi (jika ada)
2. Nama instansi
3. Alamat instansi
4. Nomor telepon, faximile atau email

Kemudian jika surat tersebut dari perusahaan bisa kalian tambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha. Adapun fungsi dari kepala surat ini adalah :

1. Untuk mengetahui nama dan alamat kantor instansi
2. Untuk memberi informasi tentang bidang usaha, jenis kegiatan
3. Sebagai Alat promosi

2. Tempat & Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat sudah dinyatakan pada kop surat, maka dalam hal ini tidak perlu ditulis kembali, cukup tangganya saja. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat biasanya ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.

Contoh :

Bandung, 17 Agustus 2015.

3. Nomor Surat

Contoh nomor surat dan pembahasannya :

 Nomor : 013/Pan-Pel/SMA 1 Maju Terus/I/2015

001 = Nomor ini merupakan nomor seri surat yang telah dikeluarkan. Dalam contoh diatas misal untuk surat ketiga belas yang dikeluarkan oleh lembaga.

Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan acara / kegiatan. Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan sebagainya.

SMA 1 Maju Terus = Identitas organisasi / institusi

I = Bulan dibuatnya surat. Yang berarti bulan pertama menggunakan angka romawi.

2015 = Tahun surat itu di keluarkan.

4. Lampiran

Lampiran surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke dokumen utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti foto kegiatan, laporan keuangan lebih mendetail dan lain sebagainya.

5. Hal/Perihal

Hal Surat atau disebut juga perihal surat adalah ‘perkara’, ‘urusan’,’peristiwa’, dan ‘tentang hal’.

Contoh :

Hal : Permohonan tenaga kerja

6. Alamat Tujuan

Alamat tujuan diberikannya surat resmi tersebut. Biasanya penulisannya singkat saja karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.

1. Penggunakan “Kepada” tidak perlu ditulis, karena mengandung kemubadziran.
2. Penulisan “Yang terhormat” atau yang sering disingkat ”Yth.” Berfungsi untuk memberi penghormatan kepada penerima surat. Seperti atasan, relasi kerja atau teman.
3. Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya  berlaku pada nama orang, dan tidak digunakan pada nama instansi maupun jabatan tertentu.

Contoh  :

Yth. Kepala Sekolah SMA 1 Maju Terus
Jalan Mawar, Palangka Raya
Kota Palangka Raya

7. Salam Pembuka

Tujuan adanya salam pembuka adalah membuka pembicaraan dalam surat tersebut. Penulisan harus diakhiri dengan penggunaan tanda baca koma (,).

Contoh :

Dengan hormat,

8. Isi Surat

Isi surat merupakan salah satu hal yang paling penting dalam semua jenis surat. Sebagaimana dalam isi surat ini memuat beberapa pokok-pokok atau maksud dan tujuan adanya surat tersebut. Didalam isi surat ini terdapat beberapa bagian yang harus ada, seperti pembuka, bagian inti dan penutup. Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut :

1. Pembuka. Pada bagian ini kalimat pembuka berfungsi untuk pengantar pembaca sebelum masuk pada inti pembahasan. Didalam pembuka surat juga dapat berisi tentang inti masalah yang akan disampaikan kepada calon penerima surat.
2. Isi Pokok. Untuk bagian isi ini biasanya berisi tentang maksud, tujuan atau keinginan pembuat surat dalam membuat surat. Selain itu untuk penyampaian pada bagian ini juga harus jelas dan mudah dipahami.
3. Penutup. Dalam bagian penutup surat ini  berisi tentang penegasan kembali, simpulan, harapan dan juga ucapan terima kasih. Dengan demikian pada bagian tersebut menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Untuk penulisan penutup surat harus secara singkat dan tegas.

Contoh :

Bersamaan dengan terbitnya surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan kemampuan para siswa siswi SMA 1 Maju Terus terutama untuk kelas XIII. Maka kami sebagai badan pendidikan sekolah, akan mengadakan kegiatan studi lapangan bagi siswa dan siswi.

Adapun acara akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 20 September 2019
Pukul            : 08.00 s.d. selesai
Tempat         : Palangka Raya
Acara           : Penelitian dan Pengkajian Flora dan Fauna Langka

9. Salam Penutup

Biasanya untuk salam penutup ini berisi beberapa kata yang pada umumnya digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi.

Contoh :

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, untuk perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan banyak terima kasih.

10. Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan.

Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun.

Di bawah nama penanda tangan, dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut. Jika akan dicantumkan pula nomor induk pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan. Akan tetapi, sebenarnya pencantuman NIP bukan merupakan suatu keharusan.

Contoh :

11. Tembusan

Tembusan adalah bagian surat yang dipakai untuk menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang juga menerima surat itu selain penerima surat. Surat tersebut perlu diketahui juga oleh pihak lain yang mendapat tembusan surat tersebut.

Contoh :

Tembusan

1. 1. Yth. Direktur Pemilihan Badan
   2. Kepada Yth. Kepala Bagian Pengiriman
   3. Yth. Hasanah Putri, S.Pd.

Contoh Surat Resmi

Baca Juga :

Pengertian dan Fungsi Microsoft Word, Excel, Power Point

Tutorial Download Microsoft Office 2007, 2010, 2011, 2013 dan 2016 (Beserta Gambar)